Meus 5 Melhores Da Equipe De Ferramentas De Gerenciamento Remoto (Equipe De Marketing)

2017-03-29T17:06:12+00:00 28 de agosto de 2014/Outsourcing e Equipes/Por Charles Ong/Nenhuma avaliação ainda. Por favor, avalie este artigo, no final 🙂3D_Team_Leadership_Arrow_Conceptos Tempos estão mudando para os comerciantes da filial.

Top afiliados não são os indivíduos que trabalham por si próprios. Eles estão em pleno empresas – com uma equipe de assistentes virtuais ou em casa, os compradores de mídia.

Um dos problemas com o crescimento de uma equipa está a lidar com a complexidade da estrutura organizacional e função. Você tem que atribuir tarefas, ficar em cima dos colaboradores e gerir os seus próprios deveres. Para domar o caos, liguei para a alimentação de sistemas e ferramentas.

Estes sistemas e ferramentas me permitem reduzir o tempo necessário para lidar com as operações de negócios. Eu não estou nas trincheiras mais, e eu não tenho mais tempo para pensar em estratégias para ampliar meus negócios.

Como são importantes as ferramentas adequadas? É como um martelo e um prego. É mais fácil empurrar a unha com as mãos ou bater com um martelo?

Aqui estão os meus 5 favoritos, ferramentas para a gestão de uma equipe remota.

1. Teamwork.com (Equipe De Gerente De Projeto)

Este é o coração e a alma de sua operação.

A sua Lista de tarefas em uma nota auto-adesiva é não vai cortá-lo se você estiver gerenciando vários funcionários. Você precisa Fazer Lista de software para toda a equipe.

Eu já explorou quase todos os projetos de gestão do sistema, e Teamwork.com é o meu favorito de longe.

Mobile Marketing Tarefas A Ngotorious

Eu gosto dele porque ele é simples e funciona. Se eu fosse desenhar o meu “sonho” gestor de projecto, seria este programa.

Alguns outros benefícios:

  • Forte integrações: Dropbox, Google documentos/planilhas, etc. Quando eu atribuir uma tarefa que envolve uma imagem ou uma folha de cálculo, posso ligar diretamente o arquivo para a tarefa.
  • Cadernos. Eu tenho um projeto chamado Mobile Marketing. Todos os meus sistemas e notas sobre Mobile Marketing estão facilmente disponíveis para os meus funcionários.
  • Privacidade. Posso restringir o acesso a diferentes projetos. Só o meu celular de mídia os compradores têm acesso ao meu móvel de projetos. Eu tenho blog assistentes, e eles só têm acesso ao CharlesNgo.com Projeto.
  • Tarefas. Marcos, subtarefas, repetição de tarefas, prioridades, controle de tempo, etc. Eu amo o programa de configuração para as tarefas.

Se inscrever para um teste gratuito de 30 dias em Teamwork.com. (Estou a us $49,99 por mês plano.)

Alternativas:
Basecamp
Asana
Jira

Kanban é um sistema de agendamento projetado pelo pessoal da Toyota na década de 1940. Eles foram influenciados pelo processo de supermercados usado para inventário de estoque. Esta década viu um ressurgimento deste processo, para melhorar a produtividade.

Eu comecei a usar há 2 anos atrás, e é uma mudança de jogo.

Eu uso isso como um suplemento para Teamwork.com. Primeiro, todas as tarefas de ir para o trabalho em equipe. A cada noite de domingo, eu trago as tarefas semanais no meu Kanbanery.

Aqui estão alguns benefícios do uso de Kanbanery:

  • Os limites de trabalho em andamento. Multitarefa é ruim. Eu tenho uma regra de só fazer uma tarefa de cada vez, e esta ferramenta ajuda-me a alcançá-lo.
  • Permite a visualização. Eu não tenho que perguntar a João o que ele está trabalhando. Eu posso olhar para o nosso Kanban para ver o que ele está trabalhando e, quando ele é feito com a tarefa.
  • Evita a paralisia da análise. Quando eu tiver muitas tarefas para fazer, eu fico sobrecarregado e acaba não fazendo nada. Por exemplo, ver o número de projetos que eu tenho que fazer no trabalho em equipe oprime-me. Por me limitar a um kanban board do dia, me tornar mais fácil para mim mesma, para realizar minhas tarefas.

Eu provavelmente já testou mais de 15 diferentes ferramentas kanban. O meu favorito é Kanbanery. É rápido e simples, e eu acho que eu estou pagando em torno de us $8 por mês para ele.

Os 4 Princípios do Kanban

  • Visualizar Trabalho
  • Limite o Trabalho em Progresso
  • Foco no Fluxo de
  • Melhorar Continuamente

Aqui está um exemplo simplificado do meu personal kanban. Eu tenho uma outra que a minha equipa usa.

UmDois

Três

Quatro

Cinco

Seis
Sete

Dica profissional: O tradicional sistema kanban tem 3 colunas: Fazer, Fazer, e Fez. Aprofundei o meu para 5: Semanal, Hoje, a Fazer, a Delegada/em Espera e Feito.
Pro sugestão: Repare que eu tenho no MIT, em frente a algumas tarefas. Isso significa que TAREFAS MAIS IMPORTANTES. Quando eu olhar para a minha lista de itens, eu faço a minha MIT tarefas primeiro.
Dica profissional: você tem um escritório? Obter uma TV de tela grande com Chromecast. Coloque o kanban board na tela grande para que todos possam ver o que está acontecendo.

Alternativas:Trello

3. HipChat.com (Equipe de comunicação)

O Skype é uma produtividade assassino.

Minha equipe e eu comecei a comunicar através do Skype. Realizamos vários grupos e gostaria de mensagem de outro durante todo o dia. Eu achei que o Skype mantido distrair-me. Um rápido oi a partir de um Skype amigo poderia facilmente se transformar em uma viagem de 30 minutos de conversa.

Eu precisava procurar um programa de comunicação que é dedicado à minha equipe . De longe, o mais recomendado aplicativo foi HipChat. Após usá-lo por metade de um ano, eu não vejo uma única razão por que toda a equipe deve estar usando o Skype para conversar.

Aqui estão algumas razões pelas quais eu gosto de HipChat:

  • Eu posso colar um vínculo para uma imagem, e ele irá mostrar automaticamente a imagem.
  • Todos os links e arquivos são salvos automaticamente e de fácil acesso.
  • Você pode criar várias salas de bate-papo e controlar quem tem acesso a o que. Temos sala de bate-papo. Eu tenho um outro quarto só para minha membros da equipe que trabalham em campanhas para dispositivos móveis. Eu também tenho um outro quarto para um-em-um bate-papos com assistentes virtuais (eles não recebem o acesso à sala principal).
  • Notificações. Eu não estou checando meu HipChat a cada segundo. Mas, se alguém me envia uma mensagem de @Charles, eu recebo um e-mail e telefone de notificação.
  • Integração. HipChat joga muito bem com outros programas. Aqui está uma lista de suas integrações.

HipChat_812x383_PersistentChat

O Dropbox não precisa muito de uma introdução. É como eu e o resto da equipe, compartilhar nossos arquivos. Desde há algumas informações sensíveis nesta pasta, eu sugiro que você ativar a verificação em 2 passos para manter seus arquivos mais seguro.

A verificação em duas etapas é uma maneira de proporcionar extra de segurança. Se alguém tem a sua senha, essa pessoa pode acessar o Dropbox. Mas com 2-etapa de verificação activada, a outra parte vai precisar de um código de texto. Se um dispositivo desconhecido tenta acessar o Dropbox, o telefone recebe uma mensagem de texto com um código único. Eu uso isso para o Dropbox, Evernote, o Gmail e o Bitcoin.

Aqui está como eu organizar meu Dropbox. Tenha em mente que estas são de exemplos, e não de screenshots a partir de meu próprio Dropbox.

  • Nível 1: Pasta Principal (chamada com o Nome de sua empresa)

Um

Você não precisa de muitos níveis, como mostrado aqui, se você estiver executando o menos campanhas.

Eu acho o mais organizado que eu sou, mais eu fazer as coisas.

Alternativas: Caixa (mais orientada para o negócio, mas eu nunca usei); Google Drive.

Eu odeio a partilha esta ferramenta porque é tão bom.

Zapier é uma forma de integrar diferentes aplicações juntos. Você pode definir algumas “regras”, e quando as condições forem atendidas, uma ação é desencadeada.

Aqui estão alguns exemplos para ajudar você a entender melhor:

  • Se você tem um blog, você pode definir Zapiers entre o blog e RSS do blog página de mídia social. Cada vez que você terminar um post de blog, Zapier será automaticamente twitter e postar no seu Facebook a página.
  • Eu tenho alguns Zaps entre meu Facebook e Dropbox. Se alguém tags-me em uma foto, Zapier irá automaticamente baixar a foto em uma pasta no meu Dropbox.
  • Eu tenho Zaps entre meu Gmail e o meu Evernote.

Eu comecei a usar o Zapier porque eu queria simplificar o fluxo de trabalho de atribuição de tarefas. Antes de Zapier, gostaria de criar uma tarefa no Kanban e notificar os meus colaboradores usando o HipChat.

Aqui está o que acontece agora, com Kanbanery e Zapier integrada. Quando eu definir uma tarefa para Um funcionário, ele automaticamente notifica-la através do HipChat. Quando ela se move a tarefa de “feito” em Kanbanery, eu recebo uma notificação informando-me que é completa.

A melhor parte é que você não precisa ser um programador para utilizar o programa. Basta escolher dois aplicativos que você deseja integrar, e Zapier vai mostrar para você os mais populares pré-fabricadas Zaps.

Zapier

Projeto De Fluxo De Trabalho

Aqui está o que o meu projeto típico fluxo de trabalho se parece com:

  1. Eu começo usando mindmaps para visualizar o meu campanhas e tarefas.
  2. Eu, então, que essas campanhas em tarefas no trabalho em equipe.
  3. A cada noite de domingo, eu vou tomar as tarefas semanais e carregá-los em meus Kanban ferramenta.
  4. O diário de campanhas e as tarefas são gerenciadas através de Kanban.

projectworkflow

A gestão de uma Equipe Remota vs Gestão de uma Equipe Local

As ferramentas acima são para o gerenciamento de uma equipe remota, que tem funcionários que trabalham em locais diferentes.

Como posso gerir as coisas de forma diferente se eu tivesse uma equipe trabalhando no mesmo escritório? Mesmo se a equipe local, gostaria ainda de conceber o sistema como se fosse o controle remoto.

Eu viajo muito, e o meu sistema ainda funciona , mesmo se eu estou em todo o mundo, em um fuso horário diferente. Eu posso atribuir a tarefa sempre que eu quiser, e minha membros da equipe será concluída quando eles querem. Eu não tenho que esperar até que eles estão on-line para o Skype.

O que se você tiver uma alta qualidade de funcionário que tem de se mudar para uma cidade diferente? Você já dispõem de sistemas, assim que a pessoa pode trabalhar remotamente, sem perder uma batida.

Ter tudo escrito ajuda com a execução. Se você balançar pela secretária de alguém e dizer-lhes o que fazer, eles podem esquecer.

Você já atribuído a alguém a tarefa, que foi mal interpretado? Que você lembre-se as instruções de um jeito, mas o funcionário diz que suas instruções eram diferentes. Com o meu sistema, temos um registro de todas as comunicações, para que possamos ver o que deu errado. Se as instruções não eram claras, então eu trabalho no fraseado-los melhor no futuro.

Conclusão

Não deixe este artigo intimidar você, se você é novo. Considere isso como um presente, porque eu tenho desperdiçado uma grande quantidade de tempo e dinheiro antes de eu descobri.

Começar pequeno e simples, e você vai crescer naturalmente horas extras.

Todo mundo tem que começar de algum lugar. Quando eu comecei há alguns anos atrás, eu transmitida apenas através do Skype e e-mails. Desde então, tenho trabalhado em meus sistemas, em constante evolução. Eu tenho certeza que em um ano, eu vou ter um muito melhor sistema que vou fazer a minha atual aparência ultrapassada. O ponto é desenvolver algo bom o suficiente e melhorar ao longo do tempo.

Uma nota final: não ser obcecado em encontrar a ferramenta perfeita. Você não vai magicamente se tornar um melhor jogador de golfe, porque você está usando o Tigre da Madeira de clubes. Não perca seu tempo tentando encontrar a ferramenta perfeita em detrimento da prática de golfe, balanços. Eu encontro muitas pessoas se distraem por perseguir tais ferramentas em vez de fazer o trabalho real.[/fusion_builder_column][/fusion_builder_row][/fusion_builder_container]

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